Da sempre rovistare nelle spazzature dei sospetti rappresenta uno dei sistemi investigativi più utilizzati dalle polizie e dai servizi segreti di tutto il mondo. Dai film americani dove FBI e CIA fanno sfilare su nastri trasportatori chilometri di spazzatura alla ricerca di un indizio o di una prova, fino ad arrivare alla nostra Polizia che rintraccia il covo di un boss mafioso latitante, indagando sui rifiuti prodotti. In alcuni Paesi del Medio Oriente si è arrivati a reclutare squadre di donne e bambini per comporre puzzle con le strisce dei tritacarte, per ricostruire la documentazione delle Ambasciate dei Paesi occidentali.

Da questo si può intuire come la “monnezza” sia ricca di dati personali di tutti i tipi che possono essere dati in pasto (e quindi diffusi) a chiunque, senza controllo.

La Privacy nella spazzatura “privata”

Senza disturbare terroristi e servizi segreti, nella comune spazzatura possiamo trovare i nostri dati identificativi nome, indirizzo, mail, telefono, dati relativi al nostro stato di salute, ricette mediche, impegnative, bugiardini dei farmaci, confezioni di farmaci, ma anche dati relativi alle nostre capacità economiche come ad esempio buste paga, documenti contabili bancari ed altro, potremmo anche gettare appunti con numeri di telefono e indirizzi relativi a nostri amici e conoscenti, ma anche altre delicatissime informazioni che potrebbero violare il nostro diritto alla riservatezza e finire in mano a malintenzionati.

Il tutto è stato amplificato dal diffondersi dei sistemi di raccolta differenziati che comportano che il nostro sacchetto con la carta viene depositato fuori dalla porta in orari e giorni prestabiliti, in alcuni casi il sacchetto è trasparente e in altri ancora non è un sacchetto, ma una scatola aperta nella quale i nostri documenti prendono il volo per destinazioni ignote al primo soffio di vento, rendendo noto a tutto il vicinato il nostro deposito bancario o l’ultima visita a cui ci siamo sottoposti.

A tutto questo bisogna porre un limite prima di tutto utilizzando il buon senso ed evitando, ad esempio, che la nostra documentazione cartacea venga gettata integra e leggibile nella spazzatura o che le nostre apparecchiature informatiche (dischi fissi, schede di memoria, tablet e smartphone, ecc.) vengano smaltite senza formattazione o distruzione fisica e quindi contenenti rubriche telefoniche, fotografie (magari dei nostri figli minorenni), ed altre informazioni personali. Ma anche Il Garante Privacy con le indicazioni sulla raccolta differenziata dei rifiuti del 14 Luglio 2005 dispone che:

  • non possano essere utilizzati sacchetti trasparenti al fine di evidenziare la non corretta differenziazione, ma che mostrano a tutti i nostri consumi;
  • non possano essere applicate ai contenitori delle etichette adesive riportanti il nominativo dell’utente;
  • si pongano dei limiti all’attività ispettiva finalizzata a rintracciare il produttore che avesse abbandonato i rifiuti in maniere difformi dai regolamenti; vengono impedite quindi ispezioni generalizzate, ma esclusivamente mirate ad uno specifico sospetto

Privacy e spazzatura nelle aziende

Nell’esperienza di consulenza mi sono accorto che il risvolto privacy-spazzatura è spesso un elemento scarsamente considerato all’interno dell’azienda e quando con la mia check-list devo valutare le misure applicate, suscito all’inizio stupore e subito dopo i miei interlocutori cominciano a comprendere la serietà del problema sollevato.

Si comprende che nelle aziende vale quanto detto per la spazzatura privata, infatti si corre il rischio di diffondere dati relativi ai nostri clienti, fornitori (fatture, ordini, ddt, ecc.) e dipendenti (documentazione cartacea gettata dall’ufficio personale o altro), in più si aggiunge tutta la documentazione relativa all’attività dell’azienda, magari non rilevante ai fini della normativa, ma da evitare che finisca nelle mani della concorrenza perchè in grado di rivelare “segreti industriali”.

Altro aspetto fondamentale da considerare è quello relativo alle pulizie all’interno dei locali. Spesso, infatti, vengono fatte in orario non lavorativo e di conseguenza gli addetti dell’impresa di pulizia hanno un libero accesso alla documentazione nel caso in cui non sia correttamente custodita; spesso nelle aziende le persone più “informate” sono gli addetti alle pulizie, proprio perchè hanno accesso a documenti colpevolmente lasciati sulle scrivanie della Direzione e dati poi in pasto al “corridoio”.

Ecco alcune soluzioni che aiutano a regolare i rapporti con l’impresa di pulizia riguardo alla privacy:

  • utilizzare un tritacarte dove far passare tutta la documentazione contenente dati personali o comunque contenuti “delicati”;
  • stipulare com l’impresa delle clausole contrattuali ben precise, che prevedano:
    • di farsi dare in forma scritta l’elenco del personale che normalmente eseguirà il servizi, in modo da poter identificare ogni soggetto che accede ai locali;
    • pretendere che vengano comunicate le variazioni di personale, in caso di assenza del personale di cui sopra;
    • istruzioni ben precise sulle modalità di smaltimento dei rifiuti (soprattutto cartacei) all’esterno dell’azienda;
    • richiedere all’azienda di pulizia l’evidenza che sia stata erogata al personale idonea formazione sui principi base e sulle regole eventualmente dettate dal cliente.

Spesso tutto questo non viene considerato nei contratti “standard” e questo non tutela l’azienda in caso di gravi violazioni da parte dell’impresa di pulizia.

Altro aspetto da considerare, a proposito di privacy e spazzatura nelle aziende, è lo smaltimento di apparecchiature elettroniche (pc, hard disk, chiavette usb, cellulari, ecc.) senza che questi siano stati “bonificati” per cancellare i dati personali eventualmente presenti. Anche su questo è importante che l’azienda intervenga a sua tutela regolamentando il processo mediante apposita procedura.

Non voglio aggiungere qui altra carne al fuoco, ma di quest’ultimo argomento sarà utile parlarne in un prossimo articolo.

More privacy, Smart privacy!

 

“La foto in copertina è di Gregg Segal, fotografo Californiano che ha realizzato un servizio fotografico, coinvolgendo alcuni suoi familiari, sul tema spazzatura, privacy, ambiente e spreco alimentare”.